Komunikasi Sebagai Dasar Perencanaan dalam Organisasi

Manajemen komunikasi sangat berperan penting dalam sebuah organisasi. Baik itu organisasi profit maupun non profit. Sederhananya, komunikasi organisasi berperan sebagai pengiriman dan penerimaan pesan antara individu yang saling terikat dalam sebuah organisasi.

Individu dalam sebuah organisasi mengirim pesan dengan berbagai bentuk. Bisa secara langsung atau tatap muka, secara tertulis, atau dimediasi. Komunikasi yang efektif sangat penting bagi seorang manajer dalam sebuah organisasi perusahaan. Sebab, komunikasi yang efektif oleh sang manajer adalah bagian dari perencanaan dan kontrol. 

Komunikasi membantu manajer untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawabnya.  Inilah yang dimaksud komunikasi berfungsi sebagai dasar perencanaan dalam sebuah organisasi perusahaan. 

Dalam penerapannya, semua informasi dikomunikasikan manajer. Kemudian pada gilirannya harus mengkomunikasikan kepada bawahannya mengenai rencana apa saja yang harus dilaksanakan. Praktik demikian adalah bentuk pengorganisasian, dan komunikasi adalah kuncinya. 

Seorang manajer harus berkomunikasi secara efektif dengan bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi. Pengendalian tidak mungkin dilakukan tanpa komunikasi tertulis dan lisan.

Manajer mencurahkan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi. Orang-orang yang menduduki jabatan sebagai manajer dalam sebuah organisasi umumnya menghabiskan waktu kurang lebih 6 jam per hari untuk berkomunikasi. Para manajer menghabiskan banyak waktu untuk komunikasi tatap muka atau telepon dengan atasan, bawahan, kolega, pelanggan atau rekanan. Dalam berkomunikasi, sang manajer biasanya menggunakan komunikasi tertulis dalam bentuk surat, laporan, atau surat elektronik jika komunikasi lisan tidak memungkinkan.

Begitu pentingnya peran komunikasi dalam sebuah organisasi. Maka dapat dikatakan, komunikasi yang efektif adalah pondasi bangunan organisasi yang sukses. 

Secara garis besar, setidaknya ada 5 peran penting komunikasi dalam sebuah organisasi. 

Sumber Informasi

Komunikasi merupakan sumber informasi kepada anggota organisasi. Ini penting sebagai proses pengambilan keputusan. Komunikasi yang menjadi sumber informasi dapat membantu mengidentifikasi dan menentukan tindakan alternatif.

Meningkatkan Motivasi

Komunikasi juga berfungsi untuk meningkatkan motivasi. Misalnya, setelah manajer menginformasikan tentang tugas yang harus dilakukan, manajer juga idealnya memberikan motivasi kepada bawahannya tentang bagaimana tugas tersebut diselesaikan. 

Sekiranya bawahan tidak dapat mengerjakan tugas atau tidak sesuai target yang diberikan, maka sang manajer sebaiknya berkomunikasi dengan baik memberi motivasi mengenai cara meningkatkan kinerja. 

Mengubah Sikap Individu

Jangan salah, komunikasi juga dapat mengubah sikap individu dalam sebuah organisasi. Individu yang dalam hal ini karyawan yang terinformasi dengan baik akan memiliki sikap yang lebih baik daripada individu yang kurang informasi.

Referensi dari majalah organisasi, jurnal, rapat, dan berbagai bentuk komunikasi lisan dan tertulis membantu membentuk sikap karyawan.

Membantu Bersosialisasi

Seperti kita ketahui, dalam sebuah organisasi terdapat hirarki jabatan. Ada manajer dan awa bawahan. Disinilah komunikasi berperan sebagai bentuk sosialisasi antara sesama anggota dalam sebuah organisasi. 

Sebagai Pengendalian

Komunikasi juga membantu dalam proses pengendalian. Maksudnya membantu mengendalikan perilaku anggota organisasi dengan berbagai cara. Ada berbagai tingkat hierarki dan prinsip serta pedoman tertentu yang harus diikuti karyawan dalam suatu organisasi. Bawahan harus mematuhi kebijakan, menjalankan peran pekerjaan mereka secara efisien.

Kemudian, bawahan mengkomunikasikan masalah pekerjaan dan keluhan kepada atasan mereka. Dengan demikian, komunikasi membantu dalam mengontrol fungsi manajemen.

Maka dapat disimpulkan, bahwa dalam sebuah organisasi, membutuhkan kemampuan manajemen komunikasi yang baik. Agar, pesan-pesan dapat disampaikan dengan baik. Kemudian bawahan dapat menerima pesan dengan baik pula. 

Seorang manajer harus menemukan berbagai hambatan komunikasi, menganalisis hambatan tersebut, kemudian memikirkan langkah-langkah pencegahan untuk menghindari hambatan tersebut. Dengan demikian, tanggung jawab utama seorang manajer adalah mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi yang efektif dalam organisasi.